Soms bereikt de werklast zulke proporties dat een persoon zich in het nauw gedreven voelt. Als er te weinig tijd en energie is om dringende taken aan te kunnen, is het tijd om de lijst met actuele zaken te herzien.
Gebruiksaanwijzing
1
Maak een lijst van alle dingen die je deze week moet doen. Bekijk het kritisch en schrap de taken die niet nodig zijn. Vervolgens moet u die problemen belichten waarvan de oplossing rustig aan een andere persoon kan worden toevertrouwd. Een dergelijke delegatie van taken zal u helpen uitladen en een zucht van verlichting slaken. Vergeet niet om het resultaat later te controleren.
2
Nu je minder taken hebt, en vooral, weet je zeker dat ze allemaal relevant zijn, is het belangrijk om het werkproces correct te organiseren. Bedenk wat u kunt combineren, samen kunt doen en veel sneller. Haast je niet om meteen aan het werk te gaan, wees verstandig. Wellicht kunnen bekende algoritmen worden geoptimaliseerd.
3
Haast u niet naar een nieuwe taak zonder het vorige werk te voltooien. Je wordt dus afgeleid van de zaak en dan moet je het proces opnieuw onderzoeken. Door van de ene taak naar de andere te gaan en vice versa, vermindert u uw eigen efficiëntie. Als je niet wilt dat je prestaties eronder lijden, probeer dan niet meerdere dingen tegelijk te doen. Hierdoor kan het langer duren en neemt de kwaliteit af.
4
Van de vorige regels kun je één uitzondering maken. Als u een nieuwe taak heeft, die niet meer dan 2 minuten in beslag neemt, doe deze dan onmiddellijk. U bespaart dus tijd bij het plannen van dit kleine bedrijf en de opname ervan in uw planning. Dergelijke taken zijn bijvoorbeeld een kort telefoongesprek, het verzenden van een fax of e-mail.
5
Om een groot, arbeidsintensief project aan te kunnen, hoef je niet een hele vrije dag door te brengen en lang je gedachten te verzamelen. Zo'n kans komt misschien nooit en de kwestie moet worden opgelost. Zet elke dag een wereldwijde uitdaging van 20 minuten opzij. Zo beschadigt u uw gebruikelijke schema niet en laat u een belangrijke zaak niet in de steek.
6
Houd de deadlines bij waarmee u op tijd moet zijn om een taak uit te voeren. Probeer je aan je data te houden. Vertraging kan gepaard gaan met verschillende ongewenste gevolgen en het verschijnen van aanvullende instructies. Daarom moet u van tijd tot tijd naar de lijst met taken kijken en urgente taken naar de bovenste regels verplaatsen.
7
De vervelende dingen die over je heen hangen, kunnen je overweldigd maken. Daarom is het belangrijk om ze zo snel mogelijk af te handelen. Begin elke ochtend met een taak waarvoor je niet echt een ziel hebt. Maar dan kun je de hele dag trots op jezelf zijn en genieten van het gevoel van vrijheid.